So organisieren Sie den E-Mail-Posteingang und sparen wertvolle Zeit

Gegen Zeitfresser wirksam vorgehen Längst übersteigt die tägliche E-Mail-Flut die Menge der Papierpost. E-Mails zu bearbeiten und zu beantworten verschlingt meist mehr Zeit, als andere Verwaltungsarbeiten in der Schulleitung benötigen. Um Zeit zu sparen, organisieren Sie Ihren „Posteingang“ in Outlook effizient. Mit der folgenden Anleitung richten Sie Voreinstellungen ein und wehren lästige Mails ab. Lassen Sie außerdem Ihre Mails automatisch vorsortieren und verschaffen Sie sich auf diese Weise rasch einen Überblick, was eilt und was später erledigt werden kann. Unerwünschte Mails verbannen Unerwünschte E-Mails verschlingen eine Menge Zeit zum Löschen. Verwehren Sie ihnen künftig den Zugang: • Rufen Sie Ihren „Posteingang“ auf. • Klick mit linker Maustaste auf die E-Mail des Absenders, von dem Sie künftig keine weiteren E-Mails erhalten möchten. • Klick mit rechter Maustaste • Klick mit linker Maustaste auf „Junk-E-Mail“ • Klick mit linker Maustaste auf „Absender zur Liste blockierter Absender hinzufügen“ Ein Fenster mit der Bestätigung erscheint. Künftig werden E-Mails von diesem Absender immer in den Ordner „Junk-E-Mail“ einsortiert. Mails von bestimmten Absendern vorsortieren E-Mails eines bestimmten Absenders können Sie in einen Unterordner verschieben lassen, z. B. alle Nachrichten des Schulamts. Der Vorteil: Damit haben Sie alle E-Mails von dieser Adresse beieinander und übersehen keine. Diesen Mails können Sie sich dann zu einem späteren Zeitpunkt widmen. Screen-Shot: Outlook-Eingabefenster „Regel erstellen“ a) Unterordner erstellen, in den später E-Mails verschoben werden sollen • Klick mit linker Maustaste auf „Posteingang“ im Outlook-Menü auf der linken Seite des Bildschirms • Klick mit rechter Maustaste • Klick mit linker Maustaste auf „Neuer Ordner“ • Tragen Sie die Bezeichnung ein, die Sie dem Ordner geben möchten, z. B. „Newsletter Zukunft“ à Klick auf „OK“. b) Regel erstellen, durch die E-Mails künftig verschoben werden • Klick mit linker Maustaste wieder auf „Posteingang“ im Outlook-Menü auf der linken Seite