Aufbewahrung von Schülerakten in Papier

Ihre Verantwortung als Schulleitung hinsichtlich der Aufbewahrung und Speicherung von personenbezogenen Daten gilt unabhängig davon, ob die Daten an Ihrer Schule „konventionell“ auf Papier oder EDV-gestützt aufbewahrt werden. Auf Schülerakten zugreifen darf grundsätzlich nur derjenige, der diese Daten zur Erfüllung seiner jeweiligen Aufgabe benötigt. Dies sind im Schulalltag: • die Schulleitung und deren Stellvertretung• die Schulsekretärin• der Klassenlehrer des jeweiligen Schülers• Fachlehrer, soweit sie den jeweiligen Schüler unterrichten. Sie sollten mit einer Dienstanweisung, die an die Bedürfnisse in Ihrer Schule angepasst ist, sicherstellen, dass alle Beteiligten, also Lehrerkollegium, Schulsekretärin und Ihre Stellvertretung wissen, wer wann Zugriff auf welche Akten hat. Bewahren Sie in Ihrer Schule Akten und Daten noch ausschließlich in Papier auf, ist es relativ einfach, diese Unterlagen vor dem Zugriff Unbefugter zu schützen. Es gelten hierfür die folgenden, auch im Schulalltag einfach umzusetzenden Regeln: 1. Akten mit personenbezogenen Daten müssen während des Schulbetriebs immer unter Aufsicht sein, z. B. im Schulsekretariat.2. Beim – auch nur kurzfristigen – Verlassen des Aufbewahrungsortes wird abgeschlossen.3. Akten werden nur von der Schulsekretärin oder der Schulleitung an Lehrer herausgegeben, die den jeweiligen Schüler auch unterrichten.4. Schülerakten werden ausschließlich im Sekretariat oder im Schulleitungsbüro in Anwesenheit der Schulleitung eingesehen.5. Aktenschränke werden bei Dienstschluss abschlossen. Aufbewahrung von Personalakten Personalakten von Lehrern werden in den meisten Bundesländern beim Dienstherrn, in der Regel bei den Bezirksregierungen oder vergleichbaren Behörden geführt. Dennoch haben Sie als Schulleitung meist eine „Hand-Personalakte“, in der z. B. Krankmeldungen aufbewahrt werden. Unterlagen über Lehrerkollegen und andere Mitarbeiter, insbesondere Personalakten, müssen so aufbewahrt werden, dass weder Schüler, Eltern noch Lehrer und andere Mitarbeiter hierauf zugreifen können. Allein Sie und Ihre stellvertretende Schulleitung dürfen im Schulalltag Zugriff auf diese Akten haben. Insofern gehören diese Akten ohne Wenn und Aber in einen abschließbaren Schrank in Ihrem Büro. Dieser sollte auch wirklich