Aufbewahrungsfristen für personenbezogene Daten

Personenbezogene Daten dürfen grundsätzlich nur so lange aufbewahrt werden, wie es für den Zweck der Erhebung erforderlich ist. Die für Ihre Schule geltenden Aufbewahrungsfristen können Sie der folgenden Übersicht entnehmen. Achtung! Bitte prüfen Sie diese aber noch mal anhand der in Ihrem Bundesland geltenden Verwaltungsvorschriften, da es hier im Einzelfall Abweichungen geben kann. Übersicht: Aufbewahrungsfristen personenbezogener Daten Art der DatenAufbewahrungsfristen1.Schülerhauptbuch55 Jahre2.Abgangs- und Abschlusszeugnisse40 Jahre3.Zeugnislisten und Zeugnisdurchschriften (soweit nicht Abgangs- oder Abschlusszeugnis)10 Jahre4.Akten über Prüfungen von Schülern10 Jahre5.Klassenbücher3 Jahre6.Klassenarbeiten2 Jahre7.Schülerakten (einschließlich Lern- und Förderplänen, Schulübergangsempfehlungen, sonderpädagogische Gutachten)2 Jahre8.alle anderen Akten, Protokolle von Konferenzen u. Ä.5 Jahre Die Fristen beginnen bei den Nummern 2, 3 und 6 mit Ablauf des Jahres, in dem die Daten erhoben wurden, bei allen anderen mit Ablauf des Jahres, in dem die Akten geschlossen wurden. Praxistipp Im Schulalltag müssen Sie ganz unterschiedliche Löschungsfristen beachten. Da kann man bei der Aufbewahrung und Vernichtung von Daten schnell den Überblick verlieren. Darum ist es sinnvoll, wenn Sie immer – falls Sie eine Akte nicht mehr benötigen, z. B. weil der Schüler die Schule verlässt – auf dieser direkt vermerken, wann sie zu vernichten ist. Dann können Sie in Ihrem Archivraum die Akten nach den Aufbewahrungsfristen ordnen und für eine fristgerechte Vernichtung sorgen. Akten, die personenbezogene Daten enthalten, müssen Sie immer so vernichten, dass sie wirklich nicht mehr rekonstruierbar sind. Leider zeigt meine Erfahrung, dass die Aktenvernichtung von Schulen und Behörden nicht immer mit der notwendigen Sorgfalt durchgeführt wird. Praxistipp Für die ordnungsgemäße Aktenvernichtung im Schulalltag lohnt sich die Anschaffung eines Aktenvernichters, der mindestes die Anforderungen der Sicherheitsstufe 4 der DIN-Norm 66399 erfüllt. Die Aktenvernichteraufsätze für den Papierabfallkorb, die Sie häufig bei Discountern angeboten bekommen, sind für den Schulbetrieb in keinem Fall geeignet. Wenn Sie sich selbst nicht die Mühe machen wollen, die Unterlagen durch einen