Datenschutzrechtlich einwandfreie Kommunikation per E-Mail

Inzwischen läuft ein Großteil unserer schriftlichen Kommunikation über E-Mail. Das gilt auch für die Kommunikation mit den Eltern, dem Schulträger, Schulamt und der Schulverwaltung. Hiergegen ist im Prinzip auch nichts einzuwenden, wenn die datenschutzrechtlichen Rahmenbedingungen stimmen. Elternbriefe per E-Mail verschicken Wahrscheinlich kennen auch Sie die Situation: Sie formulieren mit viel Mühe einen Elternbrief, drucken diesen zigmal aus und verteilen diese Kopien an die Schüler, und nach wenigen Tagen flattern Ihnen diese Briefe, total zerknittert und mit Fettflecken von Pausenbroten verziert, aus den Schultaschen entgegen. Wenn es richtig toll läuft, beschweren sich die Eltern dann auch noch, dass sie über wichtige Termine in der Schule nicht informiert werden. Grund genug, sich Gedanken darüber zu machen, ob es Alternativen zu Elterninformationen in Papierform gibt. Beispiel Jana Hausen leitet die Grundschule „Löwenstein“. Sie musste in der letzten Zeit vermehrt feststellen, dass sie mit den Elternbriefen viele Eltern nicht erreicht. Sie überlegt, ob es eine Alternative ist, die Elternbriefe per E-Mail zu verschicken. Als Schule sind Sie auf eine vertrauensvolle Zusammenarbeit und funktionierende Kommunikation mit den Eltern angewiesen. Hierzu gehört es auch, dass die Eltern über wichtige Termine und Aktivitäten informiert werden. Ein möglicher Weg, die Eltern zu informieren, ist der „Elternbrief“, also eine Weitergabe der Informationen an die Eltern in Textform. Eine bestimmte Form, die ein Elternbrief haben muss, gibt es nicht. Sie können letztlich frei wählen zwischen Elternbriefen in Papierform und Elternbriefen per E-Mail. Beachten Sie den Datenschutz im Umgang mit den E-Mail-Adressen der Eltern E-Mail-Adressen gehören nicht zu den Daten, die die Eltern Ihnen bei Einschulung des Kindes mitteilen müssen. Sie können frei entscheiden, ob sie Ihnen ihre E-Mail-Adresse für den Versand von Elternbriefen zur Verfügung stellen oder nicht. Entscheiden sich Eltern hiergegen, dürfen ihnen hierdurch keine Nachteile entstehen. Wichtig ist, dass Sie die E-Mail-Adressen der