Wenn Sie Ihre Kollegen an Planungen beteiligen werden Prozesse transparent und verlieren den Verdacht der Willkür. Sie vermeiden Terminverdichtungen und den damit einhergehenden Stress. Die tatsächlich noch freien Zeitfenster werden sichtbar. Zudem entfacht die Information über die anstehenden Themen Diskussionen und Meinungsbildung im Vorfeld.
Die Kollegen werden die Planungssicherheit bald zu schätzen wissen. Sie ermöglicht es, Privates und Berufliches besser unter einen Hut zu bringen, wodurch Sie ihre Motivation steigern. Schaffen Sie mit einer verbindlichen Jahresplanung, die kurz nach Schuljahresbeginn feststeht, ein verlässliches Planungsinstrument für Schulleitung, Kollegen, Eltern und Schüler.
1. Eckdaten für die Jahresplanung Ihrer Schule setzen
Das Grundgerüst für die Jahresplanung ergibt sich aus dem Ordner Ihres Schulverwaltungsprogramms „Wiederkehrende Termine“ oder aus der Zusammenstellung Ihres Schulamts. Unverrückbare Eckdaten sind Ferien, Schuleinschreibung, Abschlussprüfung, Zeugnis- und Statistiktermine. Blocken Sie im Kalender gleich einen großzügigen Zeitraum für Vor- und Nachbereitung. Tragen Sie dann Termine ein, die sich aus der Profilbildung und Öffentlichkeitsarbeit ergeben, wie z.B. ein Stadtjubiläum, zu dem Ihre Schule einen Beitrag leisten soll, und bereits festliegende Termine eigener externer oder schulinterner Fortbildungen.
2. Optimierung der Jahresplanung mit dem Kollegium
Bitten Sie die Personen in Schlüsselpositionen um Rückmeldung ihrer feststehenden Termine bis zu einem bestimmten Zeitpunkt. Dies betrifft vor allem die Schulleitung und Kollegen, die an der Gestaltung Ihrer pädagogischen Schulkultur beteiligt sind:
- Beratungslehrer
- Kollegen, die an Supervision oder kollegialer Fallbesprechung teilnehmen
- Sicherheitsbeauftragter
- Verkehrserziehungsbeauftragter
- Gesundheitsbeauftragter oder Suchtprävention
- Berufsvorbereitungsteam
- Fortbildungskoordinator
- Elternrat, Klassen- bzw. Schulpflegschaft, Schulforum, Interessenvertreter
- Sprecher des steuernden Teams der Schulentwicklung
Hängen Sie dieses 1. Gerüst im Lehrerzimmer aus, und bitten Sie Ihre Lehrkräfte, alle Schulfahrten, Betriebspraktika und Wünsche ebenfalls einzutragen.
3. Weitere Pflichttermine der Jahresplanung ergänzen
In einem kleinen, überschaubaren Kollegium wird es möglich sein, Konferenztermine als diskutable Vorschläge einzutragen, in einem größeren Kollegium müssen Sie sie festsetzen, sonst scheitern Sie an Endlosdiskussionen:
- Konferenzen (Anzahl nach der Erfahrung der letzten Jahre)
- Pädagogische Konferenzen, Plenarsitzungen zur Schulentwicklung (4-6)
- Schulinterne Fortbildungen (4-6)
- Schulelternbeirat
Bitten Sie dann Fachschaften und Jahrgangsstufenteams, ihre Sitzungstermine festzulegen, bei denen sie pädagogische Absprachen, z.B. über Leistungsstandards oder schuleigene Lehrpläne, treffen. Auch diese Termine gehören in den gemeinsamen Jahresplan.
4. Die Jahresplanung visualisieren und Kollegen informieren
Tragen Sie die Daten Ihrer Jahresplanung nicht nur in den Kalender Ihres Schulverwaltungsprogramms ein, sondern schreiben Sie diese auch deutlich sichtbar auf einen großen Schuljahresterminplaner. Farben und Kürzel, erläutert in einer Legende am unteren Rand, drücken aus, um welches Team es sich jeweils handelt. Verteilen Sie zudem je 1 Auszug der PC-Fassung an die Kollegen und 1 Auszug mit den für sie wichtigen Daten auch an die Eltern.
5. Daten pflegen und die Jahresplanung einhalten
Bitten Sie Ihren Konrektor oder ein Tandem aus Konrektor und Lehrer, diesen Jahreskalender künftig zu aktualisieren. Lassen Sie festgelegte Termine nur in Ausnahmefällen ausfallen oder akzeptieren Sie Verschiebungen nur in äußerst dringenden Fällen. Vermeiden Sie auch Ergänzungen, außer Sie haben bereits „Luft“ für bestimmte Aktionen gelassen, die terminlich zu Schuljahresbeginn noch nicht feststanden. Durch die Beteiligung der Kollegen bei der Jahresplanung stärken sie ihre Motivation die gemeinsam aufgestellte Planung auch einzuhalten.
