Wie gehe ich als Schulleitung bei Beschaffungen vor?

Sie haben sich im Rahmen Ihrer Medienkonzeptentwicklung Gedanken über die Beschaffung von Technik gemacht und möchten nun über den Schulträger Endgeräte einkaufen. Dabei gibt es einige wichtige Grundsätze zu beachten, die ich Ihnen in diesem Artikel vorstelle. Träger kaufen gern mit Sammelbestellungen Gemeinden und Städte favorisieren in aller Regel den Kauf gleicher Hard- und Software für alle Schulen, um günstigere Preise bei den Anbietern zu bekommen. Die Sicht der Träger kann ich aus wirtschaftlichen Gründen sehr gut nachvollziehen. Aber Achtung: Aus meiner Erfahrung heraus macht dies häufig nur bei der eigenen Schulart Sinn. Die Schwerpunkte der einzelnen Schulen sind zum Teil sehr unterschiedlich, und auch hinsichtlich der bereits vorhandenen Ausstattungen gibt es teilweise erhebliche Differenzen. Wertgrenzen sind wichtig bei der Beschaffung Gibt es in Ihrem Schulamtsbezirk nur 1 bis 2 Schulen, werden selten Schwellenwerte bei den Investitionsbeträgen überschritten. Bei mehreren Schulen und bei Trägern, die gern gleiche Ausstattungen anschaffen, ist dies aber recht schnell der Fall – eine spezielle Vergabeart ist dann notwendig. Im Folgenden möchte ich Ihnen die Unterscheide veranschaulichen. Direktkauf bis 1.000 € netto Bei derartig geringen Beträgen (Sie kaufen bspw. nur einen Beamer für einen Besprechungsraum) sind keine vergaberechtlichen Schritte notwendig. Sie oder der Träger wählen das Gerät aus und tätigen einen Direktkauf. Hierfür brauchen Sie keine Freigaben. Freihändige Vergabe bis 50.000 € netto In der Regel beschaffen Sie jedoch Geräte mit einer höheren Investitionssumme (Tablet-Koffer, Ausstattung eines Computerraums, Interaktive Tafeln für alle Klassenzimmer usw.). Bei Ausschreibungssummen bis 50.000 € handelt es sich um eine Freihändige Vergabe. Bei dieser Vergabeart können Sie nicht ein konkretes Produkt kaufen, sondern müssen Angebote von 3 Firmen einholen. Die Anforderungen formulieren Sie in einer sogenannten Leistungsbeschreibung, in der Sie produkt- und markenneutral Mindestanforderungen definieren (bspw. „Tablet, 32 GB Speicher“ statt „iPad 6. Generation, 32 GB Speicher“).