Darum sind dienstliche E-Mail-Adressen an Ihrer Schule ein absolutes Muss

In Firmen und öffentlichen Behörden undenkbar, an vielen Schulen aber immer noch Realität: Lehrkräfte schreiben und empfangen über ihre privaten E-Mail-Konten dienstliche E-Mails. Dies geschieht aus der Not heraus, weil die zuständigen Bildungsministerien, Sachaufwandsträger oder die Schulen selbst diese nicht bereitstellen. Warum dies aber problematisch ist, wer eigentlich hierfür zuständig ist und worauf Sie sonst noch bei dienstlichen Adressen achten sollten, das erfahren Sie in diesem Beitrag. Private E-Mail-Adressen sind für die dienstliche Kommunikation ungeeignet Sicherlich haben Sie ein privates Mailkonto bei Anbietern wie GMX, Web.de, Google Mail, Apple iCloud oder vergleichbaren Plattformen. Für eine dienstliche Kommunikation, bei der der Datenschutz eingehalten werden muss, sind diese aber völlig ungeeignet. Prinzipiell ist dies sogar bei dienstlichen Mailadressen der Fall, wenn Sie personenbezogene Daten unverschlüsselt versenden. Diese Gründe sprechen gegen die Verwendung von privaten Mailkonten: Es fehlt an gemeinsamen Sicherheitsanforderungen (z. B. Mindestanforderungen bei den Kennwörtern oder Verschlüsselungsmechanismen bei der Anmeldung).Nicht immer kann gewährleistet werden, dass alle Mailanbieter ihren Serverstandort in Europa haben. Es gibt kein einheitliches Schema (z. B. nachname@schulname.de), sondern einen Wildwuchs an Adressen, der für Verwirrung sorgt. Ebenso können private Mailadressen auch nicht auf einer schulischen Website veröffentlicht werden. Verschlüsselter Mailversand? Ich möchte an dieser Stelle nicht auf Verschlüsselungsmethoden wie PGP und ähnliche Verfahren eingehen, da diese aus meiner Sicht aufgrund ihrer Komplexität für den Einsatz in der Schule schlichtweg ungeeignet sind.Wann immer möglich, sollten Sie auf den Versand von personenbezogenen Daten verzichten. Sollten Sie sich dennoch beispielsweise über Schüler per E-Mail austauschen, vermeiden Sie Klarnamen. Sie müssen „Maximilian Huber“ nicht erwähnen, sondern können in der Mail z. B. von „MH“ sprechen.Sollten Sie dennoch Schüler mit Klarnamen nennen müssen (da Sie z. B. Schülerlisten mit Adressdaten unbedingt per E-Mail versenden müssen), bietet es sich an, diese vor dem Versand mit speziellen Programmen zu verschlüsseln.