Die „Verarbeitung im Auftrag“: Warum Sie diese datenschutzrechtliche Regelung in der Schule unbedingt benötigen

Datenschutz und der damit verbundene bürokratische Aufwand stoßen bei Schulen aus meiner Erfahrung meist auf wenig Gegenliebe. Das kann ich gut verstehen: Die Materie ist trocken und es entsteht oft der Eindruck, dass damit die Arbeit sowohl in der Verwaltung als auch bei den Lehrkräften nur erschwert wird. Das schließt auch die „Verarbeitung im Auftrag“ mit ein. Die vertragliche Regelung ist vielen Personen in der Schule aber auch gar nicht bekannt. Trotzdem ist sie besonders wichtig, damit der Schutz personenbezogener Daten gewährleistet wird. Was sich dahinter verbirgt und welche Schritte dabei für Sie als Schulleitung notwendig sind, erfahren Sie in diesem Beitrag. Zum Begriff Vielleicht haben Sie diesen Begriff noch nicht gehört, aber ähnliche wie beispielsweise Datenverarbeitung im Auftrag oder Auftragsdatenverarbeitung , auch abgekürzt als ADV . Die beiden letztgenannten Bezeichnungen sind noch aus der Zeit vor dem Inkrafttreten der DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung), die am 25.05.2018 rechtlich wirksam wurde. Somit ist der Begriff Verarbeitung im Auftrag nun korrekt. Was ist die „Verarbeitung im Auftrag“? Die Verarbeitung im Auftrag findet sich in Art. 28 DSGV und soll vertraglich die Erhebung, Verarbeitung oder Nutzung personenbezogener Daten durch einen Dienstleister im Auftrag des Verantwortlichen regeln. Um diese Formulierung zu vereinfachen: Verlassen personenbezogene Daten das Schulhaus an externe Dienstleister? Dann sind Sie als Schulleitung in der Pflicht, mit dieser Firma die korrekte Behandlung der Daten vertraglich zu regeln. 3 Beispiele Sie haben eine Schülerzeitung oder einen Jahresbericht erstellt und geben die Druckdaten an eine Druckerei weiter. Diese „verarbeitet im Auftrag“ die von Ihnen gelieferten Dateien, welche normalerweise auch immer personenbezogene Daten (z. B. die Namen der Schüler und Lehrkräfte) enthalten.Ihre Schule wird von einer IT-Firma betreut. Im Normalfall haben die EDVSpezialisten beim Support und der Wartung Zugriff auf viele sensible Dateien, sowohl in der Verwaltung als auch im pädagogischen Schulnetz.