E-Mail-Kommunikation mit Eltern – achten Sie auf diese Datenschutzregeln

Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist nun schon seit mehr als 5 Jahren geltendes Recht. Der nach wie vor sorglose E-Mail-Austausch mit Eltern sollte deshalb überprüft werden. Beispiel aus dem Schulalltag Einladung zum Elternabend per E-Mail Nach den Sommerferien stehen turnusmäßig die ersten Elternabende an, bei denen u. a. auch die jeweiligen Elternvertreter gewählt werden. Ganz selbstverständlich nutzen die Lehrkräfte der Grundschule Am Niederberg in Hennef den in der Schule vorhandenen E-Mail-Verteiler, um die Einladungen mit der Tagesordnung zu versenden. Für die Eltern der zukünftigen Klasse 4a erledigt dies die Klassenleitung Sandra Bischoff noch in der letzten Woche vor den Sommerferien für die 1. Sitzung im neuen Schuljahr 2023/2024. Als die Einladung abgeschickt ist, fragt ein Vater nach, welche Daten denn überhaupt von ihm in der Schule gespeichert sind. Klassenlehrkraft Sandra Bischoff ist unsicher und bittet die Schulleitung um Klärung. Rechtlicher Hintergrund zu E-Mail-Verkehr mit Eltern Die DSGVO sieht vor, dass Eltern, die mit Ihnen im E-Mail- Austausch sind, darüber informiert werden müssen, was mit ihren personenbezogenen Daten geschieht. Ein Datenschutzhinweis ist erforderlich. Des Weiteren ist eine datenschutz- rechtliche Einwilligungserklärung einzuholen, auf deren Basis die E-Mail-Kommunikation mit Eltern stattfinden kann. Das ist zu tun Beachten Sie die Vorgaben der DSGVO Schützen Sie persönliche Daten Ihrer Eltern. Weisen Sie in dem Falle, in dem jemand sein Auskunftsrecht geltend macht, nach, welche Daten Sie zu welchem Zweck erheben. Orientieren Sie sich an nachfolgenden Tipps. 1. Tipp: Informieren Sie über die Datenverarbeitung Im Rahmen eines Rundbriefes oder einer Rundmail sollten Sie die Eltern darüber informieren, dass Sie deren persönliche Daten in der Schule verarbeiten. Dies ist zu dem Zweck erforderlich, die Akten Ihrer Schülerinnen und Schüler (SuS) richtig verwalten zu können. Zudem müssen Sie über den Verantwortlichen, die Betroffenenrechte und die Beschwerdemöglichkeit bei der datenschutzrechtlichen Aufsichtsbehörde informieren. Hierüber müssen Sie