Briefen Sie Ihr Kollegium, damit beim nächsten Lockdown der E-Mail-Verteiler nicht zum Datenschutz-GAU wird

Auch wenn viele Schulen seit dem Lockdown im März technisch aufgerüstet haben: Bei weiteren Schulschließungen, Klassen in häuslicher Quarantäne oder auch Klassenteilungen wird es an vielen Schulen dabei bleiben, dass Ihre Kollegen den Schülerinnen und Schülern (SuS) Arbeitsblätter, Lernvideos und weitere Informationen per E-Mail zukommen lassen. Und da man ja nicht alle einzeln anschreiben kann, wird hierzu ein E-Mail-Verteiler verwendet. Dagegen ist auch gar nichts einzuwenden – wenn der Datenschutz gewahrt wird. E-Mail-Adressen sind in aller Regel als personenbezogene Daten zu werten und unterliegen daher der DSGVO. Das heißt: Sie dürfen nur dann an Dritte weitergegeben werden, wenn es hierzu eine gesetzliche Grundlage gibt oder die Einwilligung des Betroffenen vorliegt. Beides gibt es aber nicht, wenn die Lehrkräfte einen E-Mail-Verteiler erstellen, um SuS bzw. deren Eltern Informationen und Unterrichtsmaterial zukommen zu lassen. Ein offener E-Mail-Verteiler ist daher eine unbefugte Datenübermittlung an Dritte. Eine solche kann nicht nur den Landesdatenschutzbeauftragten auf den Plan rufen, sondern auch empfindliche Bußgelder nach sich ziehen.  Prüfen Sie Ihr Datenschutzkonzept An jeder Schule gibt es ein Datenschutzkonzept. Prüfen Sie dieses, ob es Aussagen zum Thema „E-Mail-Verteiler“ enthält. Darin sollte geregelt sein, dass• nur solche E-Mail-Adressen in den Verteiler aufgenommen werden, deren Nutzer im Vorfeld ihre Einwilligung hierzu gegeben haben. • E-Mails an mehrere Empfänger nur in BCC verschickt werden. Wenn diese Punkte noch nicht in Ihrem Datenschutzkonzept enthalten sind, sollten Sie dieses unbedingt ergänzen.   Briefen Sie Ihr Kollegium Erinnern Sie Ihre Lehrkräfte, die mit SuS bzw. deren Eltern per E-Mail kommunizieren möchten, an diese Vorgaben. Denn die Erfahrung zeigt: Theoretisch sind die Vorgaben vielen Kollegen klar, sie werden aber im Schulalltag schnell vergessen, z. B. wenn der Wochenplan und die Arbeitsblätter für die Lerngruppe, die wegen eines Corona-Falls in häuslicher Quarantäne ist, verschickt werden sollen.  Achten Sie auf die Einwilligung der Empfänger  Wichtig ist auch, dass tatsächlich nur die