Elternbriefe – so fallen sie Ihnen leichter

Elternbriefe gehören zu Ihren Verwaltungs- und damit Routineaufgaben. Doch da sie auch eine hohe Außenwirkung haben, sollten sie keineswegs routinemäßig abgehandelt werden. Folgende Tipps helfen Ihnen, sie vielmehr routiniert zu verfassen

Tipp: Fixpunkte setzen

Damit sich nicht für einen Elternbrief zu viel ansammelt, setzen Sie sich, unabhängig vom Anlass, regelmäßige Termine für die Herausgabe Ihrer Elternpost. Ferien und damit verbundene Feiertage im Jahresverlauf sowie Schuljahresbeginn und -ende bilden die wichtigsten Eckpunkte. Dazwischen schieben Sie nach Bedarf so viele Briefe ein wie nötig, um eine gute Kommunikation mit den Eltern zu gewährleisten.

Tipp: Vorarbeit leisten

Müssen Sie erst am Tag der Herausgabe nach Inhalten suchen, kommen Sie in Zeitdruck. Sammeln Sie stattdessen während des Schulalltags in einem Hängeregister oder einem Ablagekorb mit der Aufschrift „Elternpost“ alles, was Ihnen für die Elternmitteilung geeignet erscheint. Entscheiden Sie sich dafür, Elternbriefe mit kurzen Schülerwerken aufzulockern, bitten Sie Kollegen um die Überlassung eines Gedichts oder einer Zeichnung. Haben Sie eine Woche vor „Redaktionsschluss“ noch nichts bekommen, bitten Sie Ihre Lehrkräfte im rollierenden System um einen Beitrag aus der Arbeit mit den Kindern.

Tipp: Sich für eine Sorte des Elternbriefes entscheiden

Die Mitteilung verschiedener Termine oder allgemeiner Informationen fordert einen anderen Stil als ein Aufruf um Mithilfe bei einer Schulveranstaltung. Entscheiden Sie sich zu Gunsten der leichteren Lesbarkeit bei einem Elternbrief für eine Textsorte.

Tipp: Eine Struktur einhalten

Haben Sie ein Raster im Kopf, fällt Ihnen die Ausgestaltung der Punkte leicht. Für einen allgemeinen Informationsbrief eignet sich folgende Struktur:

• kurzer Rückblick auf die vergangenen Wochen
• Neues aus Sicht der Schulleitung
• wichtige Termine und Ereignisse in den nächsten Wochen
• Dank für die Kooperation und Unterstützung der schulischen Bemühungen
• gute Wünsche für die Zusammenarbeit und für die Entwicklung der Schüler

Verwirren Sie die Eltern nicht durch ausschweifende schriftliche Schilderungen. Halten Sie es besser mit KISS: „Keep it short and simple“. Sonst besteht die Gefahr, dass Eltern vorzeitig aufgeben und den Elternbrief gar nicht zu Ende lesen. Lassen Sie Ihren Elternbrief keinesfalls länger als eine Seite werden.

Tipp: Das Wichtigste zuerst

Berücksichtigen Sie das grundlegende journalistische Prinzip: Die wichtigste Aussage muss innerhalb der ersten 3 Sätze stehen, erst danach führen Sie Begründungen und Hintergründe näher aus. Rufen Sie beispielsweise zur Mithilfe bei der Reinigung nach einem Umbau auf, stellen Sie die Bitte um Mithilfe an 1. Stelle, erst danach erläutern Sie das Weitere, wie Sie unten im Musterbrief lesen können.