Finden Sie die richtige Assistenz

1. Schritt: Bereiten Sie sich gründlich auf das Bewerbungsgespräch vor

Überlegen Sie sich, welche fachlichen und persönlichen Eigenschaften eine Sekretärin für Ihre Schule  mitbringen soll. Erstellen Sie eine Übersicht, auf der Sie in Stichpunkten die wesentlichen Inhalte des Gespräches festhalten können. 

Praxistipp:
Beziehen Sie auch Ihren Konrektor in das Vorstellungsgespräch mit der möglichen Sekretärin ein.

Gelingt es Ihnen im Vorstellungsgespräch, die passende Sekretärin für Ihre Schule auszuwählen, schaffen Sie eine wichtige Voraussetzung für Ihre Arbeitsentlastung – denn diese hängt in sehr hohem Maß von den Fähigkeiten der Sekretärin Ihrer Schule ab. 

2. Schritt: Schaffen Sie eine entspannte Atmosphäre für das Vorstellungsgespräch

Um die erste Nervosität zu senken, sorgen Sie für eine lockere Atmosphäre und bieten Sie vor dem Bewerbungsgespräch erst einmal Getränke an. Anschließend können Sie locker in das Gespräch einstigen. Stellen Sie sich und weitere Gesprächsteilnehmer vor. Schön, wäre auch, wenn Sie den Ablauf des Gespräches darstellen. 

3. Schritt: Fragen Sie im Vorstellungsgespräch nach dem Lebenslauf 

Bitten Sie um die Schilderung der persönlichen Verhältnisse, um erste Hinweise auf die Flexibilität in der Arbeitszeitgestaltung derBewerberin zu bekommen. Mit dem beruflichen Lebenslauf erhalten Sie Informationen über ihre Aus- und Fortbildung und vor allem die Berufserfahrung. Gleichzeitig können Sie die rhetorischen Fähigkeiten der Interessentin beobachten:

• Spricht sie gehemmt oder frei?
• Trägt sie Zusammenhänge konfus oder strukturiert und kompakt vor?
• Empfinden Sie es als angenehm, ihr zuzuhören?

4. Schritt: Prüfen Sie die fachliche Qualifikation als Sekretärin für Ihre Schule

Gute Qualifikationen in den gängigen PC-Programmen wie Word, Excel, PowerPoint sind eine unabdingbare Voraussetzung für die reibungslose Bewältigung der Anforderungen an ein Schulsekretariat. Welche davon kennt Ihre Bewerberin, welche davon beherrscht sie? Wie wurden die vorhandenen Kenntnisse erworben, wie vertieft?

Fragen Sie vor allem nach schulspezifischen Kenntnissen, z.B.: 

• Sind Sie bereits in der Schulverwaltung tätig gewesen?
• Kennen Sie das gängige Verwaltungsprogramm?
• Wie gut und wie aktuell schätzen Sie Ihre Kenntnisse in diesem Bereich ein?
• Mit welchen Aufgabenbereichen waren Sie betraut?

Überprüfen Sie auch z.B. durch Anwendung von Fachbegriffen die Tiefe des vorhandenen Wissens.

5. Schritt: Erfragen Sie Motive und Vorstellungen

Die Beweggründe Ihrer potenziellen Sekretärin lassen Rückschlüsse auf das künftige Engagement zu. Fragen Sie deshalb, z.B.:

• Warum wollen Sie als Sekretärin in der Schulverwaltung tätig sein?
• Warum an dieser Schule?
• Wie stellen Sie sich Ihren Aufgabenbereich vor?
• Wie reagieren Sie, wenn Eltern sich am Telefon beschweren?

6. Schritt: Lesen Sie zwischen den Zeilen

Klären Sie anhand von Beispielfällen ab, wie sich die Zusammenarbeit gestalten könnte:

• Kann die Bewerberin in Ausnahmefällen auch am Nachmittag anwesend sein?
• Denkt Ihre Bewerberin positiv? Ist sie bereit, Fortbildungen zu besuchen?
• Hält sie Trubel aus? Passt Ihre Bewerberin mit ihrem Temperament zu Ihnen und Ihrem Kollegium? Bedenken Sie hierbei auch, dass sich fachliches Wissen erlernen lässt, während Persönlichkeitsmerkmale sich kaum ändern lassen.
• Beherrscht sie die Umgangsregeln, um Ihre Schule nach außen angemessen zu repräsentieren?

7. Schritt: Schließen Sie das Bewerbungsgespräch ab

Abschließend gilt es noch, nähere Einzelheiten wie Arbeitszeiten und Anstellungsbeginn zu klären, Fragen zu beantworten und mitzuteilen, wann sie mit einer Benachrichtigung rechnen kann.